Program do fakturowania online – co warto wiedzieć?

Wielu przedsiębiorców staje przed różnymi wyzwaniami. Jednym z nich jest wystawianie faktur, które wydaje się banalnie łatwe, ale wygląda to trochę inaczej. Trzeba pamiętać o wielu kwestiach, aby wystawiona faktura była prawidłowa. Często potrzebny jest odpowiedni program, który pozwoli uniknąć problemów. Coraz większą popularnością cieszą się narzędzia dostępne online – co warto o nich wiedzieć?

Czym tak właściwie jest faktura?

Zanim przejdziemy do informacji dotyczących programów do fakturowania online, warto uświadomić sobie, czym właściwie są faktury. To nic innego jak dokument świadczący o dokonaniu transakcji, który może przybrać formę papierową lub elektroniczną. Warto jednak, że jeśli nie będzie ona zawiera wszystkich danych wymaganych przez ustawę, to nie będzie jej można uznać za fakturę. A więc co powinno się znaleźć na takim dokumencie? Na fakturze przede wszystkich powinny zostać umieszczone informacje dotyczące nabywcy, odbiorcy oraz dane na temat transakcji. Na dokumencie nie może więc zabraknąć:

• numeru faktury,
• daty wystawienia,
• daty dokonania transakcji,
• nazwy, adresu i numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy,
• nazwy sprzedanego towaru lub wykonanej usługi,
• ilości towarów albo zakres usług,
• ceny jednostkowej netto towaru lub usługi,
• łącznej wartości netto,
• stawki podatku,
• kwoty należności ogółem.

Faktura w formie elektronicznej – czy zawsze można ją wystawić?

Rozwój nowoczesnych technologii sprawia, że przedsiębiorcy mają coraz większe możliwości przy wystawianiu faktur. Z tego powodu coraz częściej decydują się na wystawienie dokumentu w formie elektronicznej. Wszystko dlatego, że praca z nimi staje się znacznie łatwiejsza niż z tymi standardowymi. Można je łatwiej i szybciej edytować, a także przekazać za pomocą maila. Faktury elektroniczne z reguły są zapisywane w formacie DOC lub PDF, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby użyć innego łatwego do odczytu formatu. Pojawia się jednak pytanie, czy zawsze możemy wystawiać fakturę w formie elektronicznej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby całą dokumentację prowadzić właśnie w ten sposób. Trzeba jednak pamiętać o pewnych wymogach. Faktura w formie elektronicznej powinna zawierać dokładnie te same dane co ta tradycyjna. Należy też pamiętać, że dokument przesłany w formie elektronicznej powinien zachować swoją autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność. Dlatego warto zdecydować się na program do faktur, aby zyskać pewność, że dokument będzie bez zarzutu.

Jakie korzyści wynikają z wystawiania faktur w formie elektronicznej?

Faktury w formie elektronicznej coraz częściej zastępują te tradycyjne. Wszystko dlatego, że z ich wystawiania wynika wiele korzyści. Faktura w formie elektronicznej przede wszystkim pozwala zaoszczędzić wiele czasu obydwu stronom transakcji. Przedsiębiorcy doskonale zdają sobie sprawę z faktu, jak on jest ważny, aby biznes dobrze prosperował. W dodatku możemy ją wysłać do kontrahenta znajdującego się daleko od nas bez ponoszenia wysokich kosztów. Kolejną zaletą faktur w formie elektronicznej jest łatwość przechowywania. Nie musimy gromadzić ich w ogromnych segregatorach, w których trudno byłoby je odnaleźć. Możemy je przechowywać w chmurze, a dostęp do nich jest możliwy z dowolnego miejsca i w każdym momencie, potrzebny nam tylko będzie działający internet. Taki sposób przechowywania w znaczny sposób ułatwia przeglądanie i segregację dokumentów.

Co warto wiedzieć na temat programów do faktur online?

Jeżeli chcemy mieć wystawienia faktury w formie elektronicznej, potrzebujemy do tego odpowiedniego programu. Najlepiej wybrać taki, który będzie intuicyjny i wygodny. Dzięki temu wystawienie faktury nie będzie sprawiać nam większych problemów. Pamiętajmy też, że dobrze wybrany program znacznie uprości nam pracę, ponieważ w pełni automatyzuje nasze działania. Umożliwi nam pobranie danych naszych kontrahentów z GUS, a także budowanie katalogu towarów i usług oraz automatyczne księgowanie faktur w ewidencjach podatkowych. Taki program ma też często połączenie z chmurą i ułatwi przechowywanie danych. Ponadto, korzystanie z programów online, pomoże nam uniknąć kłopotliwego liczenia. To właśnie w tym etapie pojawia się najwięcej błędów. Program do faktur automatycznie wyliczy wszystkie kwoty, a także dokumenty wystawione w walucie obcej na polską. W dodatku pomogą nam automatycznie ustalić różnice kursowe. To wszystko sprawia, że programy do faktur cieszą się ogromną popularnością.