Wdrożenie B2B dla MŚP – tak powinno wyglądać

Systemy B2B zyskują co raz większą uwagę w oczach przedsiębiorców, którzy dostrzegają korzyści jakie daje im wdrożenie B2B, czyli nowoczesnej platformy sprzedaży internetowej. Na rynku istnieje wiele gotowych rozwiązań, jednak różnią się one zarówno ceną jak i funkcjonalnością.

Co to jest system B2B?

System B2B (z ang. business-to-business) to platforma sprzedaży internetowej, która umożliwia kontrahentom składanie zamówień poprzez stronę internetową. Klient logując się za pomocą swojego loginu oraz hasła ma nieograniczony dostęp do zawsze aktualnej, indywidualnie przygotowanej oferty. Zaawansowane platformy B2B udostępniają klientowi także podgląd historii zamówień, stanu rozrachunków, dokumentów (w tym pobieranie faktur VAT) oraz wiele dodatkowych funkcjonalności, które umożliwiają całkowitą rezygnację z kontaktu z handlowcem.

Jak można zauważyć wdrożenie B2B i nowoczesnych rozwiązań sprzedażowych to korzyści nie tylko dla samych klientów, ale również dla przedsiębiorców, dlatego tak ważne jest skorzystanie z profesjonalnej pomocy zewnętrznej firmy przy realizacji takiego projektu. Cała realizacja projektu B2B zawiera się w 5 prostych krokach.

1. Projekt wstępny

Pierwszym krokiem do wdrożenia platformy B2B w firmie jest zlecenie firmie przygotowania wewnętrznego projektu, który określi obecne potrzeby przedsiębiorstwa oraz planowany kierunek jego rozwoju z wykorzystaniem nowych narzędzi sprzedaży. Dokument taki jest zazwyczaj wewnętrzną analizą obejmującą w swym zakresie potrzeby najważniejszych działów firmy począwszy od logistyki poprzez dział marketingu i sprzedaży, a na zarządzie kończąc. Jest to również dobry moment na to, aby wyznaczyć osobę lub zespół pracowników w firmie, który będzie odpowiadał za nadzór i kontakt z firmą w trakcie realizacji projektu. Niekiedy zdarza się, iż już na etapie tworzenia projektu wstępnego firma decyduje się na pomoc i wsparcie zewnętrznej firmy.

2. Analiza przedwdrożeniowa

Po określeniu priorytetów i potrzeb firmy przychodzi pora na kolejny krok, który w największym stopniu decyduje o powodzeniu całego przedsięwzięcia. Na tym etapie firma wybiera dostawcę oprogramowania B2B, a następnie nam przygotowanie analizy przedwdrożeniowej.

Taki dokument pozwala określić następujące zagadnienia:

• Specyfika funkcjonalności systemu B2B,
• Wymagania infrastruktury sieciowo-sprzetowej,
• Sposób integracji z istniejącymi systemami w firmie,
• Zakres szkolenia dla kadry pracowniczej oraz klientów,
• Czas oraz koszt wdrożenia i utrzymania projektu.

Analiza przedwdrożeniowa systemu B2B przekazywana jest zazwyczaj w postaci jednego dokumentu obejmującego wszystkie wymienione powyżej elementy istotne dla realizacji wdrożenia. Jej zakres może być jednak szerszy w zależności od potrzeb klienta.

3. Wybór wykonawcy

Po przygotowaniu niezbędnych formalności przychodzi pora na wybranie podpisanie umowy z firmą, czyli wykonawcą projektu systemu B2B. W tym momencie warto zwrócić uwagę na kilka najistotniejszych czynników, które powinny zadecydować o wyborze konkretnej firmy do wdrożenia B2B:

• Zdobyte doświadczenie w realizacji zbliżonych projektów,
• Kwalifikacje umożliwiające sprawną realizację wdrożenia systemu B2B,
• Poziom obsługi zlecenia oraz rzetelna wymiana informacji,
• Możliwość nawiązania długotrwałej współpracy,
• Perspektywa dalszego rozwijania projektu przy udziale tego samego wykonawcy.

Niestety, dosyć często spotyka się, iż dla większości firm najważniejszym kryterium wyboru wykonawcy wciąż pozostaje cena usługi. Z naszego doświadczenia wiemy jak ważne jest profesjonalne i indywidualne podejście do każdej firmy i jak wiele pracy wymaga odpowiednie wdrożenie projektu informatycznego. Najtańsza oferta często nie obejmuje wszystkich kluczowych zagadnień dla realizacji projektu, co w efekcie końcowym skutkuje niezadowoleniem klienta.

4. Wdrożenie B2B

Na tym etapie przystępujemy do realizacji wdrożenia. Od tego momentu to właśnie na partnerze biznesowym ciąży cała odpowiedzialność za powierzony projekt, a także rozwiązanie ewentualnych komplikacji. Jest to także najbardziej intensywny moment współpracy pomiędzy klientem a wykonawcą. W trakcie wdrażania e-B2B bardzo istotna jest komunikacja, o której wspomnieliśmy przy kryteriach wyboru firmy.

Odpowiednio przygotowany projekt wdrożenia systemu B2B  zapewnia również wystarczający czas niezbędny do wewnętrznych testów przed końcowym uruchomieniem platformy dla klientów.

5. Uruchomienie produkcyjne

Po pomyślnie ukończonych testach systemu B2B oraz uwzględnieniu wszystkich poprawek w jego funkcjonowaniu platforma gotowa jest do obsługi pierwszych kontrahentów firmy. Zanim jednak to nastąpi firma przeprowadza szkolenie przygotowujące pracowników firmy do obsługi i konfiguracji systemu B2B. Czuwa ona także nad prawidłowym działaniem platformy do czasu ostatecznego odbioru projektu przez klienta.

Po zakończeniu procesie wdrożenia systemu B2B możliwe jest nawiązanie współpracy polegającej na utrzymaniu i dalszym rozwoju B2B.

Wdrożenie B2B – oferta dla MŚP

Wdrożenie systemu B2B to wielomiesięczny proces, który można znacznie uprościć przestrzegając wszystkich wskazówek zawartych w tym artykule. Bardzo istotny jest odpowiedni wybór wykonawcy, ponieważ to właśnie od jego wiedzy i umiejętności zależy sukces całego projektu. Istotne jest jednak również, aby dobrze wybrać system B2B dobrany do Twoich potrzeb.

Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem B2B przez naszych ekspertów w IT-Biznes.com to zapraszamy do kontaktu. Mamy dla Ciebie gotowe rozwiązanie B2B dla Twojej firmy, którego potrzebujesz.