Księgowość dla małej firmy – jak najkorzystniej?

Czasy kiedy założenie, a następnie prowadzenie własnej firmy wymagało ogromnego poświęcenia wolnego czasu, zdrowia i ogromnej ilości pieniędzy dawno przeminęły.

Obecnie nadal musisz poświęcać czas i zdrowie, ale przynajmniej wydatki możesz nieco ukrócić. Mądrze dobierając kontrahentów świadczących dla Ciebie usługi, uda Ci się sporo zaoszczędzić. Cięcie wydatków możemy zacząć od zmiany księgowego.

Prowadząc małą firmę, rozliczając się przy użyciu najpowszechniejszej w Polsce metody: prowadząc Księgę Przychodów i Rozchodów, możemy przebierać wśród różnych sposobów na księgowość w swojej firmie. Po pierwsze musimy zdecydować, czy księgowość chcemy prowadzić samodzielnie, czy zlecić ją podmiotowi trzeciemu.

Zanim jednak podejmiesz tę decyzję, musisz wiedzieć, jakie głównie niebezpieczeństwo wiąże się z prowadzeniem księgowości:

Nieumiejętne sklasyfikowanie kosztów i sprzedaży oraz niedopełnienie formalności związanych z przekazywaniem w odpowiednich terminach sprawozdań do urzędów, może wiązać się z poniesieniem mniej lub bardziej poważnych kar finansowych.

Pamiętać musisz bowiem, że:

1. Księga Przychodów i Rozchodów to nie jest najprostsza metoda prowadzenia swoich rozliczeń. W większości jednak przypadków jest najkorzystniejsza finansowo. Łatwiej natomiast jest w takim przypadku popełnić błąd księgowy;
2. Urząd Skarbowy to taki niedobry wujek, który nigdy nie ukarze Cię za błędy w rachunkowości, działających na Twoją niekorzyść (a na korzyść US), za to zawsze z chęcią upomni się o swoje, gdy się okaże, że celowo lub nieświadomie chciałeś oszukać Skarb Państwa.

Samodzielne prowadzenie księgowości

Zastanów się, czy posiadasz odpowiednie predyspozycje do zajmowania się sprawami księgowymi. Są to m.in. umiejętność pracy z liczbami, umiejętność poszukiwania informacji, umiejętność interpretacji zapisów prawnych. Polskie prawo nie jest proste i liniowe, to jedna wielka rzeka z tysiącami mniejszych lub większych dopływów, skomplikowana sieć pajęcza. Prowadząc księgowość samodzielnie musisz liczyć się z faktem, że nie poznasz jej wszystkich zakamarków, a w związku z tym obierzesz jeden z trzech wariantów:

1. Wariant bezpieczny – Wykorzystywać będziesz jedynie te ulgi, na temat których posiadasz wystarczającą wiedzę. Nie skorzystasz z innych możliwości, które mogą przynieść wymierne korzyści, a których nie będziesz w ogóle świadomy;
2. Wariant kroczenia po cienkiej linii – Wykorzystywać będziesz te ulgi, o których wiesz, oraz te które wydaje Ci się, że powinny być ok. Możesz tak stwierdzić np. w wyniku istnienia analogii do bezpiecznych rozwiązań lub na podstawie doświadczeń innych znajomych firm. Ten drugi powód może być o tyle niepewny, o ile charakter i przedmiot Twojej działalności może być zupełnie różny (a co za tym idzie, na innych obszarach można stosować ulgi i zwolnienia podatkowe);
3. Wariant na całego – Odliczasz wszystko, z każdego możliwego dokumentu, na którym jest napisane faktura, a który wpadnie Ci do rąk. Z kontrolami US bywa i tak, że czasami ich wcale nie ma, niektórym beneficjentom udaje się z powodzeniem przebrnąć do okresu przedawnienia. Sprawa jest o tyle interesująca, że najczęściej wariant ten stosują przedsiębiorcy uczciwi, ale nieświadomi. Przekonani są, że jak dokument firmowy, to należy odliczyć i kropka. Żyją w tej nieświadomości do czasu pierwszej kontroli US, po czym w 99% decydują się na usługi biura rachunkowego, a pozostały 1% bankrutuje

No i wyszło, że straszę, lecz dla pocieszenia powiem, że za oszustwa podatkowe w Polsce do więzienia się nie idzie. Ukarani możemy zostać za to finansowo.

Jakie są korzyści samodzielnego prowadzenia księgowości? Przede wszystkim wszystko jest pod naszą kontrolą. Doskonale wiemy, co się dzieje w naszej firmie, co do złotówki. Nie jesteśmy uzależnieni od osoby trzeciej, odpowiadamy tylko i wyłącznie za własne błędy. Nasze dane finansowe, dane kontrahentów pozostają wyłącznie w naszych rękach. A finansowo? Jedynym wydatkiem przez nas ponoszonym, jest zakup oprogramowania do prowadzenia księgowości (lub druczków KPiR). Za aplikację zapłacimy raz (w przyszłości również za aktualizacje, gdy np. zmienią się przepisy). Cena takiego programu to przedział od 0 do nawet kilkuset złotych za stanowisko.

Księgowość internetowa

Księgowość prowadzona samodzielnie, ale nie do końca? Taka jest księgowość internetowa. Grono przedstawicieli tego sektora wciąż się poszerza, wśród liderów możemy wskazać: iFirma i wFirma oraz kilkanaście mniejszych serwisów oferujących takie same funkcjonalności (często dużo lepiej rozwiązane, niż w przypadku wyżej wymienionych). Portale tego typu działają na zasadzie udostępnienia internetowych aplikacji do samodzielnego prowadzenia księgowości. Dodatkowo, do naszej dyspozycji, wg zapewnień operatorów, pozostają konsultanci, którzy odpowiedzą online na nasze wszystkie pytania oraz rozwieją wszelkie wątpliwości odnośnie rachunków naszej firmy.

Jest to więc główna przewaga tego rozwiązania nad wcześniej opisywanym samodzielnym rozliczaniem się. Pamiętajmy jednak, że rady konsultanta możemy posłuchać lub nie, decyzję nadal musimy podjąć samodzielnie, w przypadku popełnienia błędu, nie możemy odpowiedzialności na takiego konsultanta przerzucić. Czy taka pomoc jest przydatna? Oczywiście! Posiada on z pewnością pewien zakres wiedzy specjalistycznej, co jest niewątpliwie zaletą, ale uwaga, wadą tego rozwiązania jest fakt, że taka osoba na pewno nie będzie znała wszystkich warunków, w jakich funkcjonuje nasza firma, a na czacie, w krótkim czasie, całej historii firmy nie opowiemy.

Ile kosztuje księgowość internetowa? Decydując się na taki rodzaj prowadzenia księgowości musimy przygotować się na miesięczny wydatek rzędu kilkudziesięciu złotych, co jest jednak i tak znacznie tańsze niż korzystanie z usług biura rachunkowego.

Księgowość hybrydowa

W ostatnich dwóch latach, na polskim rynku pojawiła się nowa usługa, początkowo również nazwana księgowością internetową, następnie jednak przemianowana na księgowość hybrydową. I słusznie. Usługa TAXE bowiem, oprócz tego, że jest świadczona przez internet, więcej wspólnych cech z wyżej opisanymi księgowościami internetowymi nie ma. Jak się okazuje, TAXE to najzwyklejsze biuro rachunkowe, obsługujące swoich klientów w sieci.

Co dostajemy w pakiecie? Przede wszystkim: księgowego. Z informacji podanych na stronie wynika, że osoba ta zostaje naszym księgowym na stałe, dodatkowo do naszego konta przypisana również zostaje osoba dodatkowa, na wypadek absencji tej pierwszej. Teoretycznie więc mamy osobę, która wie o naszej firmie tyle ile wiedzieć powinna, aby udzielona pomoc była kompletna. Następnym plusem jest podpisanie umowy o świadczenie usług księgowych oraz wskazanie tegoż biura, jako podmiotu prowadzącego naszą dokumentację w urzędach. Oznacza to, że w pewnych sprawach nasz Urząd Skarbowy będzie kontaktował się bezpośrednio z biurem rachunkowym, kiedy będzie chciał rozwiać swoje wątpliwości odnośnie naszych rozliczeń.

Kolejna zaleta, to przekazywanie deklaracji przez pracowników TAXE bezpośrednio do urzędów, Ty musisz pamiętać jedynie, żeby zapłacić podatki (na podstawie raportów, które dostajesz od księgowego). Dokumentów do systemu nie wprowadzasz również samodzielnie. Robi to za Ciebie biuro, Ty natomiast musisz wspomniane dokumenty dostarczyć w formie skanowanej, nie jest to jednak jakaś luźna wymiana mailem, służy do tego specjalne oprogramowanie. Za pośrednictwem aplikacji online możesz również fakturować oraz przeglądać wszystkie rejestry.

Z wad można wymienić:

1. Dokumenty w formie oryginalnej przechowujemy u siebie, w razie urzędowej kontroli będzie ona przeprowadzana u nas, a nie w biurze rachunkowym. Z drugiej strony, dokumenty pozostają w naszych rękach, nie ma więc mowy o zagubieniu, zaginięciu i przypadkowym zniszczeniu;
2. Oferta cenowo przedstawia się rewelacyjnie, ale tylko dla małych firm, nie generujących zbyt wielu dokumentów w miesiącu. Jeżeli „produkujesz” dokumenty w ilościach 100 i więcej, TAXE będzie dla Ciebie za drogie;

Patrząc na ceny tego typu usług na polskim rynku można podsumować to tylko tak: zwykłe, tanie biuro rachunkowe, tyle że przez internet.

Biuro rachunkowe

Najbardziej klasyczna, najstarsza z dostępnych alternatyw. Scenariusz dobrze znany: raz lub więcej razy w miesiącu, składamy wizytę w naszym biurze rachunkowym, zanosimy tam „papiery” i czekamy na „wyrok”, czyli informację o wysokości podatków i składek do zapłaty. Podobnie jak w TAXE, podpisujemy umowę o świadczenie usług księgowych, podajemy dane naszego biura do urzędów. Jeżeli dokumenty są przechowywane w biurze rachunkowym również tam będą odbywać się ewentualne kontrole skarbowe.

Zalety:

1. Reprezentacja biura przed US i ZUS;
2. Przekazywanie deklaracji do urzędów;
3. Nie ma konieczności posiadania wiedzy o przepisach podatkowych, mamy od tego księgowego, który za swoje decyzje ponosi odpowiedzialność (każde biuro rachunkowe ma obowiązek wykupienia polisy OC);
4. Z takim księgowym możemy umówić się na kawę, złożyć wizytę w biurze, spokojnie porozmawiać, przedyskutować trapiące nas kwestie.

Wady:

1. Aby przekazać dokumenty do księgowania, musimy się pofatygować do naszego biura rachunkowego;
2. Jeżeli się okaże, że coś nam umknęło i powstaje potrzeba dostarczenia zapomnianego dokumentu, ponownie trzeba się pofatygować do biura rachunkowego;
3. Lubimy mieć dostęp do naszych danych 24 godziny na dobę? Biura rachunkowe, które udostępniają te informacje online można policzyć na palcach jednej ręki. Nie licz na szczęście;
4. Cena. Im większe miasto, tym wyższa stawka. Wielkie miasta: od 150 zł netto miesięcznie. W mniejszych miejscowościach, mała firma może zostać już obsłużona za 100 zł netto;

Zatrudnienie księgowego na etat

Wspominam o tej alternatywie tylko dlatego, żeby zapewnić komplet informacji. Zatrudnienie u siebie osoby na stanowisku księgowego jest bardzo drogie (nie sądzę, że znalazłaby się osoba, która chciałaby wykonywać te obowiązki za najniższą krajową) i szczerze powiedziawszy, nie potrafię wskazać argumentu, dla którego małe firmy miałyby korzystać z tego rozwiązania.

Posumowując:

1. Nie ufasz innym, chcesz mieć wszystko pod kontrolą, czujesz się pewnie w zagadnieniach księgowych – zdecyduj się na księgowość samodzielną (nie płać nic lub zapłać jednorazowo do 300 zł);
2. Chciałbyś prowadzić rachunki samodzielnie, ale czasami przydałaby się pomoc kogoś „oświeconego” – skorzystaj z księgowości internetowej (300 – 540 zł netto rocznie);
3. Nie masz czasu (lub / oraz chęci) na samodzielne prowadzenie swoich ksiąg? Wybierz lokalne biuro rachunkowe (1200 – 1800 i więcej zł rocznie);
4. Chciałbyś korzystać z biura rachunkowego, ale koszt takiego udogodnienia jest za wysoki? Jeżeli nie przeszkadza ci model biura rachunkowego, funkcjonującego wyłącznie przez internet – skorzystaj z oferty TAXE.pl;