Dobre praktyki obligują firmy do stosowania prawidłowych klauzul w umowach z firmami IT. Materia klauzul wymaga szczególnej uwagi, ponieważ stosując je w złej formie, można naruszyć przepisy prawa. Z drugiej strony zastosowanie odpowiedniej klauzuli przy zamówieniu  zabezpiecza interes zamawiającego.

Do czego służą klauzule?

Odpowiednie zapisy w umowie dają gwarancję bezpieczeństwa projektu oraz umożliwiają sprawną współpracę i realizację zadania pomimo zmieniających się kryteriów i rzeczywistości. Praktyka pokazuje, że ponad połowa umów przekracza zakładany budżet oraz czas realizacji – w takiej sytuacji możemy powołać się na odpowiednie zapisy w umowie, która zapewnią pomyślne i terminowe zakończenie wdrożenia lub projektu informatycznego.

Zobowiązania obydwu stron

W przygotowywanym dokumencie należy jasno określić zobowiązania zarówno zamawiającego jak i wykonawcy – pozwoli to zapobiec sytuacjom, w które jedna ze stron unika odpowiedzialności wynikającej z zawartej umowy. Stosując uporządkowaną strukturę i hierarchię pozbędziemy się problemów podczas odbioru oprogramowania lub systemów IT oraz egzekwowania późniejszej gwarancji.

Prawa autorskie i licencje

Ważny aspektem każdego przedsięwzięcia informatycznego jest uporządkowanie praw autorskich, czyli własności intelektualnej. Klauzule precyzują, która część zamówienia jest oparta o licencje Open Source, która część podlega przekazaniu praw autorskich, a która posiada licencję na czas określony oraz precyzuje ewentualne przedłużenie licencji o kolejny czas. W wyjątkowych sytuacjach stosuje się również zasadę depozytu kodu źródłowego, która precyzuje czynności np. w wypadku upadłości zleceniobiorcy.

Gwarancje i zabezpieczenia

Ministerstwo Cyfryzacji opublikowało konkretne wytyczne dotyczące ewentualnego przyznania zadośćuczynienia, czyli odszkodowania, które powinno być zagwarantowane w przypadku niewywiązania się z zapisów umowy. Klauzule powinny także jasno wskazywać realną możliwość uzyskania zabezpieczenia (np. finansowego) oraz źródło jego pochodzenia.

Zabezpieczenia odnoszą się też do wysokości kar umownych oraz kar za opóźnienia w wykonaniu umowy. Aby jednak obowiązywały one strony w treści umowy należy stosować każdorazowo odpowiednią terminologię odnoszącą się do tego zjawiska np. zwłoka lub opóźnienie.

Kto stosuje klauzule?

Klauzule opublikowane przez Ministerstwo Cyfryzacji dedykowane są przede wszystkim podmiotom publicznym i instytucjom rządowym oraz samorządowym. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by również podmioty prywatne stosowały odpowiednie zapisy, jako pewien standard przyjęty przy realizacji zamówień wdrożenia lub utrzymania z zakresu szeroko pojętej informatyki i branży IT. Stosowanie  takich wzorów umów świadczy bowiem za każdym razem o dobrym i rzetelnie przygotowanym projekcie. Nie jest natomiast przejawem negatywnego wykorzystania rygorystycznych zapisów lub niewiedzy klienta, bądź zleceniobiorcy.

Dobre praktyki w umowach IT

Wzory zapisów i klauzul pozwalają stosować jednorodne i sprawdzone praktyki w branży IT. Pomagają także uniknąć nieporozumień i komplikacji przy realizacji złożonych zadań. Dzięki nim współpraca staje się przejrzysta, jasna i bardziej korzystna dla obu stron. Zapisy zapewniają zamawiającemu solidne wykonanie zadania oraz rzetelny serwis techniczny w ramach gwarancji. Po stronie zleceniobiorcy natomiast porządkują zakres jego obowiązków, ewentualną odpowiedzialność oraz gwarantują odpowiednie wynagrodzenie za dobrze wykonany projekt.

Przykłady klauzul wraz z komentarzami przygotowanymi przez Ministerstwo Cyfryzacji:

Omawiane klauzule powstały w wyniku konsultacji z branżą IT oraz na podstawie dotychczasowych doświadczeń pracowników administracji publicznej i sektora finansów.

Udostępnij.

Dodaj komentarz