Elektroniczny podpis: kto skorzysta z takiego rozwiązania?

Jest to narzędzie przydatne nie tylko w dużych korporacjach. Wdrożenie systemu, na którym opiera się elektroniczny podpis stanowi dużą pomoc także w mniejszych przedsiębiorstwach. Takie rozwiązanie nie tylko zaoszczędza mnóstwo naszego czasu jako jednostki, ale i usprawnia pracę w całej firmie. Jeśli mierzysz się obecnie z problemem niedotrzymywania terminów, masz klientów w różnych miastach i krajach lub zdarzyło ci się w przeszłości mieć kłopot ze znalezieniem pilnych dokumentów – elektroniczny podpis jest z pewnością tematem, który cię zainteresuje.

Elektroniczny podpis dla właścicieli firm

Pierwszą grupą, która na pewno skorzysta z wdrożenia takiego rozwiązania są właściciele przedsiębiorstw. Dla większości z nich codziennością są zapewne ciągłe spotkania, rozmowy z klientami, delegacje, itp. Spora część ich czasu poświęconego pracy to podpisywanie umów, zatwierdzanie lub odrzucanie pewnych dokumentów. Dzięki systemowi, na którym opiera się elektroniczny podpis można wiele tego czasu zaoszczędzić. Za sprawą funkcji zdalnego podpisywania dokumentów, jaką on daje, właściciele przedsiębiorstw nie muszą już ani spotykać się na żywo z kontrahentami, którzy swoje siedziby mają daleko od nich, ani nawet jeździć do własnego biura. Elektroniczny podpis pomaga wygospodarować więcej czasu na działania, którymi powinien głównie zajmować się właściciel, np. na działania strategiczne, które wesprą rozwój firmy.

Dział finansów i elektroniczny podpis

Taki system z pewnością będzie niezwykle pomocny w dziale finansów, przez który każdego dnia przewijają się setki dokumentów. Mierzy się on często z zaległościami w dokumentacji wynikającymi, np. z brakiem zatwierdzenia ich w formie podpisu przez odpowiednie osoby. Innym problemem przy dużej liczbie piętrzących się stosów umów, faktur, itp. jest odnalezienie interesującego nas dokumentu. Wdrożenie rozwiązania, jakim jest elektroniczny podpis, niweluje obie te trudności. Pozwala nie tylko skrócić do minimum czas finalizacji umowy dzięki elektronicznej formie, ale i ułatwia znalezienie odpowiedniej dokumentacji w systemie. Bowiem każdy typ pliku, który przejdzie przez narzędzie jest przechowywany w cyfrowym archiwum – interesujący cię dokument możesz wyszukać za pomocą dodatkowych funkcji.

Elektroniczny podpis dla przedstawicieli handlowych

Nie da się ukryć, że z takiego systemu skorzystają także pracownicy działów handlowych. To właśnie ich praca polega w dużej mierze na ciągłym byciu w trasie i dojeździe do klientów. Często jest tak, że nie chce on od razu podpisać umowy i potrzebuje czasu do namysłu, co jest jak najbardziej zrozumiałe. Niemniej jednak wiąże się to dla przedstawiciela handlowego z koniecznością wyjazdu do klienta po raz drugi – w celu podpisania umowy. Są to oczywiście dodatkowe koszta finansowe dla firmy, ale i czasowe dla samego pracownika, który w tym samym czasie mógłby prowadzić rozmowy z kolejnym potencjalnym kontrahentem. Elektroniczny podpis eliminuje ten problem umożliwiając wysyłanie umowy do odpowiednich osób w formie cyfrowej. Znika konieczność dostarczania kopii osobiście czy pocztą (a tym np. samym ryzyko zaginięcia wysyłki).

Jeśli należysz do jednej z powyższych grup lub podobne problemy dotykają także ciebie, polecamy zgłębić nieco tematykę elektronicznego podpisu i możliwości, jakie daje. W końcu obszarów, które taki system może wesprzeć jest znacznie więcej!