Elektroniczny obieg dokumentów

Czasy opasłych segregatorów, kolorowych teczek i biurkowych kuwet bezpowrotnie mijają. W ich miejsce pojawiły się małe i estetyczne komputery, przez Stanisława Lema zwane „elektronowymi mózgami”. Dzięki nim czynności, które zajmowały wcześniej nawet dziesiątki godzin dziś można wykonać kilkoma ruchami ręki. Współdzielenie, delegowanie, planowanie, zarządzanie – oto tylko niektóre z zadań, które ułatwia sprawny system elektronicznego obiegu dokumentów.

Czym jest elektroniczny obieg dokumentów?

Podczas codziennej pracy, czy to w zespole, czy na różnych szczeblach służbowych, podstawą pracy jest przepływ informacji (ang. workflow). To on determinuje strukturę organizacyjną firmy, liczbę stanowisk niezbędną do obsłużenia i przetworzenia danych.

Elektroniczny obieg dokumentów to przejrzysty system zarządzania bazą danych. W bazie danych firmy znajdują się m.in. ważne dokumenty takie jak umowy, projekty, czy sprawozdania przedsiębiorstwa. Dzięki zawartym w oprogramowaniu narzędziom możemy w prosty sposób przesyłać (współdzielić), edytować (modyfikować) i archiwizować (segregować) dane umieszczone w bazie.

Dlaczego warto skorzystać?

Każdy dokument, który trafia do systemu może zostać w dowolny sposób wykorzystany. Dokonanie jakiejkolwiek operacji zajmuje jedynie chwilę i co istotne jest bardzo intuicyjne i proste dla pracownika!

Posiadając wszystkie dokumenty w jednym miejscu bez problemu utworzymy lub odnajdziemy korelacje panujące między nimi. Gdy zechcemy wyszukać wszystkie faktury od danego kontrahenta wystarczy wskazać go w kryterium wyszukiwania. Warto zauważyć, że filtrów wyszukiwania może być wiele i mogą być one stosowane jednocześnie podczas jednego wyszukiwania. To bardzo ważne, bo znacząco ułatwia to pracę przy złożonych procesach wyszukiwania lub filtrowania danych.

Wyszukiwanie dokumentów jeszcze nigdy nie było tak proste! Elektroniczny obieg dokumentów upraszcza to zadanie do kilku kliknięć – zupełnie jak w wyszukiwarce Google. Wystarczy sprecyzować to czego szukamy, a dotarcie do informacji będzie banalnie łatwe i nieziemsko skuteczne.

Samo umieszczenie dokumentów w jednym, spójnym systemie pozwala także oszczędzić czas. W ten sposób redukujemy koszty pracy, ponieważ do obsługi zadań będziemy potrzebowali mniejszej ilości pracowników. Oszczędności jest więcej – redukcja papierowych dokumentów nie tylko obniża koszty samej eksploatacji, ale również archiwizacji dokumentów.

Przedstawione korzyści to bez wątpienia wystarczające argumenty by już teraz wdrożyć elektroniczny system obsługi dokumentów w Twojej firmie.

Zabezpieczenie dokumentów w firmie

Bezpieczeństwo danych jest niezwykle ważne dla każdego przedsiębiorstwa. Elektroniczne bazy danych pozwalają znacznie zwiększyć poufność firmowych dokumentów. Dzięki zaawansowanemu systemowi zarządzania otrzymujesz pełną kontrolę nad każdym elementem, który znajduje się w systemie. Posiadasz kopie zapasowe, nadajesz stosowne uprawnienia i śledzisz historię dokumentu przez poszczególne moduły systemu.

Rozwiązania dla firm – jeszcze więcej możliwości

Wraz z uruchomieniem systemu do obsługi elektronicznego obiegu dokumentów pojawiają się kolejne możliwości dla firm m.in. integracja z innymi aplikacjami takimi jak system CRM, który służy do zarządzania relacjami z klientami.

Oczywiście należy pamiętać, iż sam moduł CRM może być tylko jednym z filarów nowoczesnego przedsiębiorstwa, na które w całości składa się bowiem spójny system ERP służące do zarządzania firmą.

Ponadto elektroniczne procedury kontroli przedsiębiorstwa mogą zostać rozszerzone także o systemy księgowe, planowanie zadań oraz o narzędzia do zdalnego współdzielenia dokumentów, które umożliwiają korzystanie z nich w jednym czasie przez wielu pracowników.

Jak zacząć?

Na rynku istnieje wiele dostępnych rozwiązań, które różnią się nie tylko ceną, ale również interfejsem, czy zakresem funkcjonalności. Wystarczy wybrać odpowiednią firmę, która pomoże dobrać narzędzia w celu osiągnięcia maksymalnych korzyści w codziennej pracy.